Analýza možností digitalizace agendy

Naše analýza vychází ze zjištění získaných prostřednictvím výzkumů a procesního mapování aktuálního stavu průběhu agendy.

Postupujeme vždy ze dvou směrů zároveň:

• „zvenku dovnitř“, tj. od potřeby koncového uživatele dovnitř do systému veřejné správy,
• „odshora dolů“, tj. s ohledem na legislativní ukotvení a potřeby úředníků, kteří jsou vázání určitými normami a požadavky.

Vytváříme precizní identifikaci potřeb uživatelů. Zjistíme tak:

• jaké překážky mohou digitalizaci agendy provázet, jaké procesy lze optimalizovat, jak nastavit efektivní sdílení dat;
• jaké stávající systémy lze pro digitalizaci využít, případně jak je bude potřeba upravit nebo doplnit;
• jakou míru eliminace ruční práce u konkrétních činností jednotlivých aktérů může digitalizace agendy přinést;
• do jaké míry bude možné odbourat papírové verze dokumentů a nahradit je elektronicky, případně zda bude potřeba počítat i s elektronickými platbami (např. platební brána);
• jaké úpravy legislativy bude digitalizace agendy vyžadovat;
• jaké typy uživatelských přístupů, s jakým rozsahem oprávnění pro jednotlivé aktéry bude potřeba nastavit;
• jaké vstupy, nástroje a výstupy je potřeba vytvořit, doplnit nebo zachovat, aby nový systém vyhovoval všem uživatelům s ohledem na jejich potřeby nebo vykonávané činnosti.

Vytváříme finální procesní modely, které zohledňují jak původní stav průběhu agendy, tak optimální nastavení procesů v rámci digitalizované agendy.

Zpracujeme návrh řešení a předkládáme zadavateli srozumitelný přehled variant rozsahu a obsahu digitalizace agendy, tak, aby se mohl jednoduše rozhodnout pro jednu z nich.