Vytvoření podkladů pro zadání zakázky
Popis nástroje
Podklady pro zadání zakázky tvoříme v návaznosti na naši analýzu, která vychází ze zjištění získaných prostřednictvím výzkumů a procesního mapování aktuálního stavu průběhu agendy.
Připravíme detailní podklady pro vytvoření nebo úpravu či rozšíření systémové podpory pro digitalizaci agendy. Řešení navrhujeme tak, aby:
- využívalo propojenosti dat,
- přinášelo omezení chybovosti,
- odbourávalo papírové verze dokumentů,
- eliminovalo ruční práci úředníka,
- umožňovalo efektivní sdílení informací mezi aktéry,
- zjednodušovalo procesy.
Výstupy předkládáme zadavateli v následující souslednosti:
- v první fází předkládáme zadavateli výsledky analýzy, tj. popis celé problematiky agendy a návrh řešení;
- následně zpracujeme dokument funkční specifikace pro úpravu či rozšíření existující systémové podpory úřadu o nové funkcionality, které budou využity navrhovanou digitální podobou agendy;
- v případě, že jsou součástí zakázky také uživatelské testování a evaluace, navrhujeme nástroje, které budou pro tyto účely využity, a poskytujeme konzultační podporu během jejich realizace.
Pro úspěšnou realizaci a soulad je velmi důležité, aby funkční specifikaci zadavatel četl. Proto:
- ji píšeme tak, aby byla přesná, ale také maximálně srozumitelná – jednoduchý jazyk, jednoduché věty - a jednoduše přehledná – používáme odrážky, tabulky a grafická znázornění;
- poskytovala přehled, a ten pak byl naplněn detaily;
- nepoužíváme standardní šablony, protože každá specifikace má jiné nároky na celkovou strukturu a popis požadavků.
